Elektriker-Software für kleine Betriebe: vom Kundentermin zur Rechnung in einem Vorgang
Nach der Besichtigung den Auftrag einsprechen oder kurz eintippen, Positionen und Preise prüfen, Angebot verschicken. Auftragsbestätigung, Abschlags- und Schlussrechnung und das Abnahmeprotokoll bauen danach auf demselben Vorgang auf.
- Angebotsentwurf aus Sprachnotiz oder Text, den du vor dem Versand prüfst.
- Material und Montage als getrennte Positionen, mit deinen eigenen Preisen aus Katalog und Leistungsbausteinen.
- Kunde nimmt das Angebot digital per Link oder QR-Code an.
Wo im Elektrobetrieb die Büroarbeit hängen bleibt
Selten fehlt das Fachwissen. Meist fehlt die Zeit, aus Notizen vom Termin ein sauberes Angebot zu machen und den Auftrag danach bis zur Rechnung nachzuhalten.
Angebote nach dem Kundentermin
Steckdosen gezählt, Unterverteilung angesehen, Wünsche notiert. Das Angebot entsteht trotzdem erst abends am Schreibtisch, und bis dahin ist die Hälfte der Details nur noch im Kopf.
Material und Arbeit sauber aufteilen
Schalterprogramm, Leitungen, Schutzschalter, Montage, Prüfung, Anfahrt: Jede Position braucht Menge, Einheit und einen Preis, der zu deiner Kalkulation passt.
Änderungen nach der Besichtigung
Der Kunde möchte zwei Steckdosen mehr oder doch einen eigenen Stromkreis. Das Angebot muss angepasst werden, ohne dass der alte Stand verloren geht.
Büro neben der Baustelle
Auftragsbestätigung, Abschlag bei größeren Aufträgen, Schlussrechnung, Abnahme und am Monatsende die Unterlagen für die Steuerberatung. Wer das doppelt eintippt, verliert Zeit und macht Fehler.
So läuft ein Elektroauftrag in HandwerksFlow
Ein Vorgang pro Auftrag: Kundendaten und Positionen gibst du einmal ein, jedes weitere Dokument baut darauf auf.
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Anfrage erfassen
Kunde anlegen und den Auftrag als Sprachnotiz oder Text beschreiben, so wie du ihn nach dem Termin im Kopf hast. Liegt ein Leistungsverzeichnis als PDF vor, kann HandwerksFlow die Positionen daraus auslesen ab Plus.
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Angebotsentwurf prüfen und bepreisen
Der KI-Assistent bereitet Positionen und Mengen vor. Preise ergänzt du aus deinem Katalog, per Kalkulation oder über Leistungsbausteine, die du einmal anlegst (z. B. „Steckdose liefern und montieren“ mit Material und Arbeitszeit). Nichts geht ohne deine Prüfung raus.
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Angebot verschicken, Kunde nimmt digital an
Das Angebot geht als PDF raus. Der Kunde kann es über einen Link oder QR-Code digital annehmen. Änderungen sicherst du als neue Version.
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Auftragsbestätigung, Abschlag und Rechnung
Nach der Annahme erstellst du aus demselben Vorgang Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung, ohne Kundendaten und Positionen neu einzutragen.
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Abnahme und Übergabe an die Steuerberatung
Die Abnahme dokumentierst du im Abnahmeprotokoll des Vorgangs. Rechnungen und angenommene Angebote exportierst du als CSV-Datei im DATEV-Format für deine Steuerberatung ab Plus.
Praxisbeispiel: Elektroinstallation in einer Küche
So sieht ein typischer kleiner Auftrag im Angebotseditor aus, von der Notiz nach dem Termin bis zum prüfbaren Angebot.
- Positionen statt Fließtext: Demontage, Steckdosen, Stromkreis, Schutzschalter, Deckenauslässe, Prüfung und Anfahrt stehen als einzelne Positionen mit Menge und Einheit im Entwurf.
- Deine Preise: Einzelpreise kommen aus deinem Katalog oder aus Leistungsbausteinen. Was fehlt, trägst du direkt in der Zeile nach.
- Offene Punkte klärst du: Schalterprogramm, Leitungsweg oder Zustand der Unterverteilung stimmst du mit dem Kunden ab und ergänzt sie. Der Entwurf ist immer zur Prüfung gedacht, nicht zum ungeprüften Versand.
- Nach der Zusage: Angebot angenommen, dann Auftragsbestätigung und nach der Ausführung die Rechnung aus demselben Vorgang.
14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
Funktionen, die du heute nutzen kannst
Hier steht nur, was in HandwerksFlow bereits funktioniert. Tarifabhängige Funktionen sind gekennzeichnet.
Angebote per Sprache oder Text
Auftrag einsprechen oder eintippen, der KI-Assistent erstellt den Angebotsentwurf. Änderungen sagst du ihm genauso. Basic: 10 KI-Angebote pro Monat, ab Plus unbegrenzt.
Eigener Katalog
Artikel und Leistungen mit deinen Preisen anlegen und im Angebot mit einem Klick als Position einfügen. Import aus Dokumenten und Fotos ab Plus
Leistungsbausteine und Kalkulation
Wiederkehrende Leistungen wie „Steckdose liefern und montieren“ einmal mit Material kalkulieren, Menge eintragen und als Positionen ins Angebot übernehmen.
Leistungsverzeichnis auslesen ab Plus
LV als PDF hochladen, auch gescannt. HandwerksFlow liest die Positionen aus, du prüfst sie vor der Übernahme. GAEB-Dateien (z. B. .x83) werden nicht eingelesen.
Digitale Annahme und Versionen
Kunde nimmt per Link oder QR-Code an. Frühere Stände sicherst du als Version und stellst sie bei Bedarf wieder her.
Auftragsbestätigung bis Schlussrechnung
Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung aus demselben Vorgang. Skonto und der Hinweis nach § 13b UStG (Reverse Charge) lassen sich per Häkchen setzen.
Abnahmeprotokoll
Abnahme direkt im Vorgang dokumentieren, mit den Angaben aus Angebot und Auftrag.
Kunden, Termine, Kosten
Kundenverwaltung mit Dokumentablage, Termine pro Kunde mit Kalenderübersicht, Umsatz im Dashboard und pro Auftrag Umsatz, offener Betrag und erfasste Ausgaben.
DATEV-Export ab Plus
Rechnungen und angenommene Angebote als CSV-Datei im DATEV-Format exportieren und an deine Steuerberatung geben.
Für welche Elektrobetriebe HandwerksFlow passt
Viele Elektriker-Programme decken Großhandel, Zeiterfassung und Einsatzplanung mit ab. HandwerksFlow konzentriert sich auf Angebot, Auftrag und Rechnung. Ob das reicht, hängt von deinem Betrieb ab.
Passt gut, wenn …
- du allein oder mit einem kleinen Team arbeitest (2 Nutzer inklusive, Pro mit 5)
- dich vor allem das Schreiben von Angeboten nach Kundenterminen Zeit kostet
- du überwiegend Privat- und Gewerbekunden mit überschaubaren Aufträgen hast: Sanierung, Erweiterung, Austausch, Wallbox-Vorbereitung, Küche, Bad
- Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung heute in Word, Excel oder getrennten Programmen entstehen
- du mit deinen eigenen Preisen arbeitest und keine tagesaktuellen Großhandelspreise brauchst
Eine spezialisierte Lösung passt besser, wenn …
- du DATANORM- oder IDS-Anbindung an den Elektrogroßhandel brauchst
- du Prüfprotokolle mit Messwerten (DIN VDE, DGUV Vorschrift 3) verwalten willst
- du Zeiterfassung per App und eine Plantafel für mehrere Monteure brauchst
- du GAEB-Dateien aus Ausschreibungen einlesen und zurückgeben musst
- du eine Offline-App, Lagerverwaltung oder Wartungsverträge mit Intervallen benötigst
Häufige Anforderungen im Elektrohandwerk im Überblick
| Anforderung | Stand | Was das konkret heißt |
|---|---|---|
| Angebot aus Notiz oder Sprache | Ja | Entwurf mit Positionen und Mengen, Prüfung durch dich vor dem Versand |
| Eigener Material- und Leistungskatalog | Ja | Manuell anlegen; Import aus Dokumenten und Fotos ab Plus |
| Abschlags- und Schlussrechnung | Ja | Aus dem angenommenen Angebot im selben Vorgang |
| DATEV | Ja, ab Plus | CSV-Export im DATEV-Format für die Steuerberatung, keine direkte Schnittstelle |
| E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | Ja | in allen Tarifen; Teil des Vorabzugangs |
| Leistungsverzeichnisse | PDF, ab Plus | PDF-LVs werden ausgelesen; GAEB-Dateien nicht |
| Termine | Teilweise | Termine pro Kunde und Kalenderübersicht; keine Monteur- oder Plantafel |
| DATANORM / IDS | Nein | Keine Großhandels-Anbindung |
| Zeiterfassung | Nein | Keine Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende |
| Prüfprotokolle (VDE, DGUV V3) | Nein | Keine Mess- oder Prüfprotokolle |
| Offline-Nutzung | Nein | Läuft im Browser, auch mobil; Internetverbindung nötig |
Häufige Fragen von Elektrobetrieben
Kann ich Material und Arbeitsleistung getrennt anbieten?
Ja. Jede Position hat eigene Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Du kannst Material (z. B. Steckdosen, Schutzschalter) und Montage als getrennte Positionen führen oder als Pauschale zusammenfassen. Wiederkehrende Kombinationen legst du als Leistungsbaustein an und übernimmst sie mit einem Klick ins Angebot. Wie du deinen Aufschlag kalkulierst, steht im Ratgeber Materialaufschlag berechnen.
Gibt es eine DATANORM- oder IDS-Anbindung an den Elektrogroßhandel?
Nein, eine Großhandels-Anbindung über DATANORM oder IDS gibt es aktuell nicht. Du pflegst deine Artikel und Preise im eigenen Katalog: manuell oder ab dem Plus-Tarif per Import aus Dokumenten und Fotos. Wenn du täglich mit tagesaktuellen Großhandelspreisen kalkulierst, ist eine Software mit dieser Schnittstelle die passendere Wahl.
Kann ich mit HandwerksFlow Prüfprotokolle nach DIN VDE oder DGUV Vorschrift 3 erstellen?
Nein. HandwerksFlow erstellt keine Mess- oder Prüfprotokolle und speichert keine Messwerte. Für Prüfungen nach DIN VDE 0100-600, DIN VDE 0105-100 oder DGUV Vorschrift 3 brauchst du weiterhin die Software deines Prüfgeräts oder eine spezialisierte Prüfsoftware. In HandwerksFlow kannst du die Prüfung als Leistungsposition anbieten und abrechnen.
Gibt es Zeiterfassung oder Einsatzplanung für Monteure?
Nein. Eine Zeiterfassung und eine Einsatz- oder Plantafel für Monteure gibt es in HandwerksFlow aktuell nicht. Termine kannst du beim Kunden hinterlegen und in einer Kalenderübersicht sehen. Wenn die Einsatzplanung mehrerer Monteure dein Hauptthema ist, passt eine Software mit Plantafel und Zeiterfassungs-App besser.
Wie kommt eine Änderung nach der Besichtigung ins Angebot?
Du änderst das Angebot direkt im Editor oder sagst dem KI-Assistenten per Text oder Sprache, was sich ändern soll. Frühere Stände kannst du als Version sichern und bei Bedarf wiederherstellen. Hat der Kunde das Angebot bereits angenommen, ist es gesperrt und muss bewusst entsperrt werden, bevor du es änderst. Für Mehrleistungen während der Ausführung hilft der Ratgeber zum Nachtragsangebot.
Kann ich E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen?
Ja. E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format gehören in allen Tarifen zum Funktionsumfang und sind Teil des aktuellen Vorabzugangs: Bis der zugesagte Funktionsumfang deines Pakets verfügbar ist, nutzt du HandwerksFlow kostenlos. Für Rechnungen an Privatkunden ist keine E-Rechnung vorgeschrieben. Für Rechnungen an Unternehmen gelten Übergangsfristen, und öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine XRechnung. Was wann gilt, erklärt der Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben für Handwerker.
Funktioniert HandwerksFlow auf dem Smartphone und ohne Internet?
HandwerksFlow läuft im Browser, am Rechner und auf dem Smartphone. Eine Internetverbindung ist nötig; einen Offline-Modus gibt es nicht. Wenn auf deinen Baustellen oft kein Netz ist, sprich den Auftrag ein, sobald du wieder Empfang hast, oder tippe die Notiz vorab in dein Handy.
Was kostet HandwerksFlow für einen Elektrobetrieb?
Basic kostet 49 €/Monat, Plus 79 €/Monat und Pro 139 €/Monat, jeweils zzgl. MwSt. und monatlich kündbar. Basic und Plus enthalten 2 Nutzer, Pro 5; jeder weitere Nutzer kostet 12 €/Monat. Es gibt keine eigenen Elektro-Preise, alle Gewerke nutzen dieselben Pakete. Du kannst 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Details auf der Preisseite.
Wo werden meine Daten gespeichert?
App, Website und Datenbank liegen bei Hetzner Online in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Für Spracherkennung, KI-Entwürfe und Texterkennung nutzen wir Mistral AI als Auftragsverarbeiter; den genauen Verarbeitungsort bei Mistral AI klären wir noch und aktualisieren die Angabe. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) steht bereit, Details in der Datenschutzerklärung.
Das nächste Elektro-Angebot direkt nach dem Termin.
Sprich den nächsten Auftrag ein und prüfe den Entwurf mit deinen eigenen Preisen. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
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