Handwerkerrechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Pflichtangaben in drei Gruppen

Eine Handwerker-Rechnung muss dieselben steuerlichen Mindestangaben enthalten wie jede andere ordnungsgemäße Rechnung. Entscheidend ist, dass Kunde, Finanzamt und du selbst später klar erkennen können, wer an wen welche Leistung wann erbracht hat und welcher Betrag dafür verlangt wird. Die drei Gruppen unten trennen, was wirklich Pflicht ist, von dem, was nur in bestimmten Fällen dazukommt oder rein praktisch sinnvoll ist.

Primärquelle: § 14 Abs. 4 UStG

Primärquellen: § 14a UStG, § 34a UStDV

Der Bruttogesamtbetrag und Nettobeträge je Position sind für Verständlichkeit, Kontrolle und Softwareverarbeitung sehr sinnvoll. Sie sind bei einer normalen Rechnung aber nicht jeweils eigenständige Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Bei einer Kleinbetragsrechnung ist es sogar umgekehrt: Dort ist das Entgelt einschließlich Steuer in einer Summe anzugeben - mehr dazu im Vergleich weiter unten.

Welche Rechnung schreibst du? Interaktiver Check

Beantworte die Fragen unten - der Check zeigt dir direkt, welche Angaben in deinem Fall wahrscheinlich nötig sind. Alles läuft in deinem Browser, es werden keine Daten irgendwohin gesendet.

Muster-Rechnung: So sieht das in der Praxis aus

Statt nur der Liste - hier alle Pflichtangaben an einer realistisch aufgebauten Beispielrechnung. Die farbig markierten Punkte sind genau die Angaben aus Gruppe A, B und C oben.

Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG entfällt die Zeile „zzgl. 19 % USt" komplett - stattdessen steht dort: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Eine erstmals auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist ändert nicht automatisch eine zuvor getroffene vertragliche Vereinbarung.

Normale Rechnung vs. Kleinbetragsrechnung im Vergleich

Bei Rechnungen bis einschließlich 250 € brutto darfst du nach § 33 UStDV einige Angaben weglassen. Was genau, zeigt der direkte Vergleich:

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Die Vereinfachung gilt nicht für Umsätze nach § 3c UStG (Versandhandel), § 6a UStG (innergemeinschaftliche Lieferungen) und § 13b UStG (Reverse Charge) - dort ist immer die vollständige Rechnung nötig, unabhängig vom Betrag.

Die einzelnen Pflichtangaben erklärt

Name und Anschrift beider Parteien

Eine bestimmte Form der Geschäfts- oder Betriebsanschrift verlangt § 14 UStG nicht. Nach § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich Name und Anschrift beider Parteien anhand der Angaben auf der Rechnung eindeutig feststellen lassen. Wichtig ist die eindeutige Identifizierbarkeit, nicht eine bestimmte Form der Anschrift.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Es ist nicht automatisch identisch mit dem Leistungsdatum. Gerade bei Baustellen oder über mehrere Tage laufenden Arbeiten muss das getrennt sauber kenntlich sein.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Nummer muss einmalig vergeben werden. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, ebenso Buchstaben, Jahreszahlen, Standort- oder Abteilungskürzel. Eine lückenlose Nummernfolge ist nicht zwingend vorgeschrieben - Lücken sollten aber intern nachvollziehbar sein, und Rechnungsnummern müssen nicht zwingend chronologisch exakt der Leistungserbringung folgen. Eine stornierte Nummer solltest du nicht für eine andere Rechnung wiederverwenden.

Steuernummer oder USt-IdNr.

Mindestens eine von beiden Angaben muss auf die Rechnung. Für die meisten kleinen Handwerksbetriebe ist das die normale Steuernummer. Bei internationalen oder grenzüberschreitenden Geschäften kann zusätzlich die USt-IdNr. erforderlich sein (siehe § 14a UStG oben).

Leistungsbeschreibung

Hier machen viele Betriebe den größten Fehler. Die Beschreibung sollte nicht nur allgemein, sondern prüfbar sein. Statt „Arbeiten im Bad" lieber: „Demontage Altobjekte, Verlegung Wandfliesen 18 m², Montage Waschtischanlage, Abdichtung Nassbereich".

Zeitpunkt der Leistung

Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind unterschiedliche Angaben. Nach § 31 Abs. 4 UStDV kann grundsätzlich der Kalendermonat der Leistung genügen - ein tagesgenauer Zeitraum ist nicht immer zwingend. Bei länger laufenden Arbeiten ist ein Leistungszeitraum trotzdem sinnvoll, bei Anzahlungen und Werklieferungen können zusätzlich Fertigstellung bzw. Abnahme relevant sein. Ein bloßes Lieferscheindatum reicht ohne eindeutige Zuordnung nicht automatisch als Leistungsdatum.

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Die Rechnung muss Entgelt, Umsatzsteuer und Steuersatz sauber ausweisen. Kommen verschiedene Steuersätze vor, müssen sie getrennt aufgeschlüsselt werden. Bei klassischen Handwerksleistungen ist das meist 19 %, aber es gibt relevante Ausnahmen (siehe unten).

Kleinunternehmerrechnung: Was seit 2025 gilt

Bist du Kleinunternehmer, ist dein Umsatz nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei - du weist keine Umsatzsteuer aus. Der empfohlene Rechnungshinweis lautet: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." Es reicht nicht, nur zu schreiben, es werde „keine Umsatzsteuer berechnet" - der Hinweis muss erkennen lassen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer greift.

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Als Identifikationsnummer genügt nach § 34a UStDV eine von dreien: die Steuernummer, die USt-IdNr. oder - bei Nutzung der EU-weiten Kleinunternehmerregelung - die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt bleiben für Kleinunternehmer trotzdem praktisch sinnvoll, auch wenn § 34a UStDV sie nicht als Mindestangabe verlangt. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € können zusätzlich die Vereinfachungen des § 33 UStDV greifen. Wichtig: Ein Kleinunternehmer, der unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, kann den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG schulden (mehr dazu weiter unten).

Quellen: § 19 UStG · § 34a UStDV · § 14c UStG

Steuersätze, 0 % und Reverse Charge

Nicht jede Handwerkerleistung hat automatisch 19 % Umsatzsteuer, und nicht alle Positionen einer Rechnung müssen zwingend denselben Steuersatz haben. Kommen mehrere Steuersätze vor, müssen Entgelt und Steuer je Steuersatz getrennt ausgewiesen werden.

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Wichtig zur Einordnung: Ein gesetzlicher Nullsteuersatz (wie bei begünstigten Photovoltaikanlagen) ist rechtlich etwas anderes als eine Steuerbefreiung - in beiden Fällen steht am Ende zwar 0 € Steuer auf der Rechnung, die Rechtsgrundlage und Rechtsfolgen unterscheiden sich aber. Eine pauschale Aussage wie „Handwerkerleistungen haben immer 19 %" wäre falsch.

Reverse Charge nach § 13b UStG bei Bauleistungen

Bei bestimmten Bauleistungen schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, wenn er selbst nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 UStG). Eine im Zeitpunkt der Leistung gültige, auf höchstens drei Jahre befristete Bescheinigung des Finanzamts (Vordruck USt 1 TG) kann für diese Beurteilung maßgeblich sein - die Dreijahresgrenze ergibt sich aus Abschn. 13b.3 Abs. 3 UStAE. Hat das Finanzamt dem Leistungsempfänger eine solche Bescheinigung erteilt, gilt er für diese Zwecke grundsätzlich als bauleistender Unternehmer; das gilt nach dem UStAE auch dann, wenn sich später herausstellt, dass der Anteil seiner Bauleistungen tatsächlich unter 10 % seines Weltumsatzes lag. Die Bescheinigung kann zudem nur mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder zurückgenommen werden. Der Rechnungsaussteller weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern verwendet die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Wie müssen Arbeitskosten für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG ausgewiesen werden?

Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG muss der begünstigte Anteil der Arbeitskosten aus der Rechnung oder einer zugehörigen Anlage ermittelbar sein. Nach dem BMF-Anwendungsschreiben zu § 35a EStG (BMF vom 09.11.2016, BStBl I 2016 S. 1213, fortgeführt im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch, H 35a EStH) zählen dazu auch in Rechnung gestellte Fahrt- und Maschinen-/Gerätekosten sowie Verbrauchsmittel. Reines Liefermaterial (z.B. die Fliesen selbst) ist dagegen nicht begünstigt.

• Steuerermäßigung: 20 % der begünstigten Aufwendungen
• Höchstbetrag: 1.200 € pro Haushalt und Jahr
• Eine prozentuale Aufteilung Arbeits-/Materialkosten durch den Rechnungsaussteller ist möglich
• Eine bloße Schätzung durch den Kunden selbst reicht nicht aus
• Der Mehrwertsteueranteil auf die Arbeitskosten muss nicht separat ausgewiesen werden
• Der Kunde braucht die Rechnung und muss unbar auf ein Konto des Leistungserbringers zahlen (Barzahlung schließt die Förderung aus)
• Für öffentlich geförderte Maßnahmen, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden, kann die Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 3 EStG nicht zusätzlich beansprucht werden

Die § 35a-Aufteilung ist keine allgemeine Pflichtangabe nach § 14 UStG - sie gehört zu Gruppe C (praktische Empfehlung), macht die Rechnung für Privatkunden aber deutlich wertvoller.

Quellen: § 35a EStG · BMF-Anwendungsschreiben / H 35a EStH

Aufbewahrung und Hinweispflicht

Unternehmer

Als Unternehmer musst du ein- und ausgehende Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich 8 Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Privater bzw. nichtunternehmerischer Empfänger

Bei bestimmten steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss der Empfänger Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nach § 14b Abs. 1 UStG mindestens 2 Jahre aufbewahren. Genau darauf musst du in diesem Fall auf der Rechnung hinweisen - das ist eine eigene Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG.

E-Rechnung im Handwerk: Fristen von 2025 bis 2028 und Fälle ohne Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können - dafür genügt in der Praxis bereits ein normales E-Mail-Postfach. Diese Empfangspflicht betrifft auch Kleinunternehmer.

Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Bis 31.12.2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papier- oder sonstige Rechnungen verwenden. Ein PDF oder ein anderes unstrukturiertes elektronisches Format ist während der Übergangsfrist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab 1.1.2027: Bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend, sofern eine Rechnungsausstellungspflicht besteht und keine Ausnahme greift.
• Bis 31.12.2027: Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € gilt die Übergangsfrist ein Jahr länger.

Wichtige Ausnahme: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) - müssen aber wie alle anderen E-Rechnungen empfangen können.

Weitere Fälle ohne Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung:

• Leistungen an Endverbraucher (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Fahrausweise
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Viele steuerfreie Umsätze
• Leistungen an bestimmte nichtunternehmerische juristische Personen
• Bestimmte Grundstücksleistungen an Endverbraucher

Für Bauleistungen gilt zusätzlich: Detaillierte Leistungsverzeichnisse können unter den vom BMF beschriebenen Voraussetzungen als menschenlesbare Anlage beigefügt werden - im strukturierten Teil der E-Rechnung muss dann eindeutig auf diese Anlage verwiesen werden.

Wichtig für die Praxis: Auch wenn deine eigene Versandpflicht je nach Betriebsgröße erst 2027 oder 2028 greift - die Empfangspflicht gilt für alle bereits seit 2025. Wer B2B-Kunden oder Lieferanten hat, sollte sich also schon jetzt mit dem Thema befassen.

Die konkrete Umsetzung - welches Format, welche Software, welche Fristen genau für deinen Betrieb gelten - hängt von deiner individuellen Situation ab. Kläre das frühzeitig mit deinem Steuerberater.

Quellen: § 27 Abs. 38 UStG · BMF-FAQ zur E-Rechnung (zuletzt aktualisiert März 2026)

Wie schnell muss eine Handwerkerrechnung ausgestellt werden?

Was gilt für Abschlags- und Schlussrechnungen?

Für Abschlagsrechnungen gelten grundsätzlich dieselben Pflichtangaben, es gelten die jeweils einschlägigen Rechnungsanforderungen für den konkreten Vorgang. Die Bezeichnung „Abschlagsrechnung" ist zur eindeutigen Einordnung dringend zu empfehlen, damit später keine Verwechslung mit einer endgültigen Abrechnung entsteht.

Bei der Schlussrechnung sind vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 5 UStG abzusetzen. Wichtig: Nicht pauschal jede gestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsforderung wie ein tatsächlich vereinnahmtes Teilentgelt behandeln - abgezogen werden die tatsächlich bezahlten Abschläge.

Bei BGB-Bauverträgen sollte man die steuerliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung von der zivilrechtlichen Prüffähigkeit nach § 650g BGB unterscheiden - beides sind unterschiedliche Anforderungen mit unterschiedlichen Rechtsfolgen. Details dazu im Schlussrechnungs-Ratgeber.

Rechnungskorrektur und unrichtiger Steuerausweis

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder falsch sind. Dafür müssen nur die betreffenden Angaben in einem Dokument ergänzt oder korrigiert werden, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 UStDV). Eine vollständige Stornierung mit anschließender Neuausstellung ist möglich, aber nicht immer erforderlich. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als entsprechender elektronischer Rechnungstyp erfolgen - während der Übergangsfristen gelten hier Erleichterungen.

Fälligkeit und Zahlungsproblem bei fehlerhafter Rechnung

Eine unvollständige Rechnung kann die interne Bearbeitung und den Vorsteuerabzug eines Geschäftskunden verzögern. Ob sie auch die zivilrechtliche Fälligkeit der Vergütung verhindert, hängt von Vertrag und Rechnungstyp ab. Bei gewöhnlichen Werkverträgen ist grundsätzlich die Abnahme maßgeblich (§ 641 BGB). Bei BGB-Bauverträgen ist zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung erforderlich (§ 650g BGB). Nicht jeder umsatzsteuerliche Formfehler blockiert also automatisch den Zahlungsanspruch - was danach zu tun ist, wenn trotzdem nicht gezahlt wird, steht im Ratgeber zum Zahlungsverzug.

§ 13b UStG und Bauabzugsteuer sind nicht dasselbe

Quellen: § 48 EStG · § 48b EStG

Die häufigsten Fehler auf Handwerker-Rechnungen

• Leistungszeitpunkt fehlt komplett: Nur das Rechnungsdatum reicht nicht - der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung ist eine eigene Pflichtangabe.
• Positionen sind zu unklar beschrieben: „Handwerkerarbeiten laut Absprache" lässt sich später weder prüfen noch verteidigen.
• Rechnungsnummern sind doppelt vergeben: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden, unabhängig davon, ob du einen oder mehrere Nummernkreise führst.
• Anschrift des Kunden ist unvollständig: Gerade bei Firmenkunden fehlt oft der korrekte Rechtsformzusatz oder die richtige Rechnungsadresse.
• Abschlagsrechnung wird nicht als solche kenntlich gemacht: Ohne eindeutige Bezeichnung entsteht später Verwechslungsgefahr mit der Schlussrechnung.
• Kleinunternehmer-Hinweis ist unklar formuliert: „Keine Umsatzsteuer berechnet" reicht nicht - der Hinweis muss die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer erkennen lassen.
• Der Aufbewahrungshinweis nach § 14b UStG fehlt: Bei Grundstücksleistungen an Privatkunden wird das am häufigsten schlicht vergessen.
• § 35a-Arbeitskosten sind nicht getrennt ausgewiesen: Ohne erkennbaren Arbeitskostenanteil kann der Kunde die Steuerermäßigung nicht nutzen.
• Umsatzsteuer wird auf Verdacht ausgewiesen: Wer als Kleinunternehmer oder im § 13b-Fall trotzdem Umsatzsteuer ausweist, kann diese nach § 14c UStG schulden.

Versandcheckliste vor dem Verschicken

1. Stimmt der Kunde mit vollständigem Namen und Adresse?
2. Ist die Rechnungsnummer eindeutig?
3. Ist die Leistung so beschrieben, dass ein Dritter sie versteht?
4. Ist der Leistungszeitpunkt angegeben?
5. Sind Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt ausgewiesen - oder der richtige Hinweis bei Kleinunternehmer/§ 13b?
6. Ist bei Grundstücksleistung an Privatkunden der § 14b-Hinweis enthalten?
7. Ist bei Abschlags- oder Schlussrechnung die Art der Rechnung klar?
8. Sind bei Bedarf die § 35a-Arbeitskosten getrennt ausgewiesen?
9. Passt die Rechnung noch zum ursprünglichen Angebot oder Auftrag?

Häufige Fragen

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