Schlussrechnung für Handwerker: Muster, Pflichtangaben, Fristen und Abschläge richtig verrechnen

Die Baustelle ist fertig, abgenommen, der Kunde zufrieden. Jetzt fehlt nur noch eine Rechnung – aber nicht irgendeine. Wenn du während des Projekts schon Abschlagsrechnungen gestellt hast, reicht keine normale Rechnung mehr. Du brauchst eine Schlussrechnung, die den gesamten Auftrag zusammenfasst und alle bereits erhaltenen Zahlungen sauber abzieht.

Genau hier passieren die meisten Fehler: falsch verrechnet, Frist verpasst, Abschläge nicht einzeln aufgelistet. Das kostet im schlimmsten Fall bares Geld oder verzögert die letzte Zahlung um Wochen.

Was ist eine Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung über den gesamten Auftragswert eines Projekts. Sie weist die komplette erbrachte Leistung aus und zieht alle bereits bezahlten Abschlagsrechnungen als separate Position ab. Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde noch zu zahlen hat.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen gestellt und bezahlt: Nach § 14 Abs. 5 UStG sind in der Schlussrechnung die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen – also das, was der Kunde tatsächlich schon gezahlt hat. Hat ein Kunde einen Abschlag nicht bezahlt, ist das keine Zahlung im Sinne des § 14 Abs. 5 UStG – der Betrag darf daher nicht von der Schlussrechnung abgezogen werden. Er ist stattdessen automatisch Bestandteil des offenen Gesamtbetrags der Schlussrechnung. Nach Stellung der Schlussrechnung hat diese Vorrang: Die offene Abschlagsforderung kann grundsätzlich nicht mehr zusätzlich und eigenständig neben der Schlussrechnung verlangt werden.

Endrechnung oder Schlussrechnung: Gibt es einen Unterschied?

Inhaltlich nicht. Im Umsatzsteuerrecht – also im Gesetzestext selbst – wird der Begriff Endrechnung verwendet. Im Handwerk und Baurecht hat sich dagegen der Begriff Schlussrechnung durchgesetzt. Beide bezeichnen die abschließende Abrechnung der Gesamtleistung nach Abzug der bezahlten Abschläge – du kannst die Begriffe also synonym verwenden, ohne dass sich an den Pflichten oder der Berechnung etwas ändert.

Schlussrechnung vs. Abschlagsrechnung vs. normale Rechnung

Diese drei Begriffe werden im Alltag oft durcheinandergeworfen. Der Unterschied ist aber wichtig – auch für die korrekte Rechnungsnummer und die Steuerbehandlung:

• Normale Rechnung: Einmalige Abrechnung einer abgeschlossenen Leistung ohne vorherige Zwischenzahlungen.
• Abschlagsrechnung: Zwischenrechnung während eines laufenden Projekts, siehe unser Ratgeber zur Abschlagsrechnung.
• Schlussrechnung: Finale Zusammenfassung nach Fertigstellung – zeigt den Gesamtwert und zieht alle bereits vereinnahmten Abschlagszahlungen ab.

Was muss auf die Schlussrechnung? Die Pflichtangaben

Eine Schlussrechnung braucht alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG – plus die korrekte Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge. Eine Einzelauflistung der Abschläge ist zur besseren Nachvollziehbarkeit regelmäßig empfehlenswert:

Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen: Muster und Rechenbeispiel

Am einfachsten wird das Prinzip an einem durchgehenden Beispiel klar. Nehmen wir die Badezimmersanierung aus unserem Abschlagsrechnungs-Ratgeber: Auftragswert 18.000 € netto, drei Abschläge im Projektverlauf gestellt. Nach Abnahme kommt jetzt die Schlussrechnung:

Das Beispiel zeigt eine Pauschalpreisabrechnung. Bei einem Einheitspreisvertrag oder einer VOB/B-Abrechnung müssen regelmäßig die tatsächlich ausgeführten Mengen, Einheitspreise, Nachträge und erforderlichen Nachweise bzw. Aufmaße in der vertraglich vereinbarten Reihenfolge dargestellt werden.

Der Kunde sieht auf einen Blick: was insgesamt geleistet wurde (netto, USt., brutto), was er schon bezahlt hat – und was jetzt noch offen ist. § 14 Abs. 5 UStG verlangt die Absetzung von Teilentgelt und zugehörigem Steuerbetrag, nicht nur der Nettosumme. Eine tabellarische Einzelauflistung wie im Muster ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, macht die Rechnung im Streit- oder Prüfungsfall aber deutlich einfacher nachvollziehbar.

Schlussrechnung ohne vorherige Abschläge

Lief das Projekt ohne Zwischenzahlungen, ist die Schlussrechnung deutlich einfacher – sie entspricht dann im Aufbau einer normalen Rechnung über die Gesamtleistung, ohne Abzugspositionen. Bei einem Malerauftrag über 2.400 € netto ohne Abschläge sieht die Rechnung schlicht so aus: Leistungsbeschreibung, 2.400 € netto, 456 € MwSt., 2.856 € Zahlbetrag – keine Verrechnung nötig.

Die 6-Monats-Frist: Wann du die Schlussrechnung stellen musst

Das ist der Punkt, den viele Handwerker unterschätzen. Für steuerpflichtige Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – also praktisch jede Bauleistung – schreibt § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Frist von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung vor: Nr. 1 greift bei Leistungen an andere Unternehmer, Nr. 3 bei grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden. Welche Nummer einschlägig ist, hängt vom jeweiligen Auftraggeber ab – bei einem einzelnen Auftrag greift immer nur eine der beiden, da der Kunde entweder Unternehmer oder Privatkunde ist.

Die Leistung gilt in der Regel mit der Abnahme als ausgeführt. Ab diesem Zeitpunkt läuft die Uhr.

Praktisch heißt das: Sobald die Abnahme durch ist, sollte die Schlussrechnung innerhalb weniger Wochen raus – nicht erst, wenn du "mal Zeit findest".

Wann ist die Schlussrechnung fällig? BGB vs. VOB/B

Fälligkeit und Frist sind zwei unterschiedliche Dinge. Die Frist regelt, bis wann du fakturieren musst. Die Fälligkeit regelt, wann der Kunde zahlen muss – und das hängt von der Vertragsart ab.

BGB-Vertrag (der Regelfall bei Privatkunden)

Bei einem einfachen Werkvertrag wird die Vergütung nach § 641 BGB mit der Abnahme fällig. Handelt es sich um einen Bauvertrag im Sinne des § 650a BGB – also größere Bau-, Umbau- oder Sanierungsleistungen –, reicht die Abnahme allein seit der Bauvertragsrechtsreform 2018 nicht mehr aus: § 650g Abs. 4 BGB verlangt zusätzlich eine prüfbare Schlussrechnung. Erst mit beidem – Abnahme und prüfbarer Rechnung – wird die Vergütung fällig. Ohne ausdrücklich vereinbartes Zahlungsziel gilt danach § 271 BGB (sofortige Fälligkeit) – in der Praxis vereinbaren die meisten Betriebe trotzdem ein Zahlungsziel von 14 oder 30 Tagen auf der Rechnung.

VOB/B-Vertrag (häufig bei öffentlichen/gewerblichen Auftraggebern)

Die VOB/B gilt nur, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen wurde. Allein weil der Auftraggeber gewerblich oder öffentlich ist, entsteht noch kein VOB/B-Vertrag.

Zwei Fristen sind hier zu unterscheiden. Erstens die Einreichungsfrist: Nach § 14 Abs. 3 VOB/B musst du die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einreichen, wenn nichts anderes vereinbart ist – bei einer Ausführungsfrist über 3 Monate verlängert sich das um je 6 Werktage pro weiteren 3 Monaten. Zweitens die Zahlungsfrist: Nach § 16 Abs. 3 VOB/B ist die Schlusszahlung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer prüfbaren Schlussrechnung fällig. Eine Verlängerung auf bis zu 60 Tage ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und durch die besonderen Merkmale des Auftrags sachlich gerechtfertigt ist – etwa bei ungewöhnlich komplexen Abrechnungen.

Steuerbonus für Privatkunden: Warum Lohn- und Materialkosten getrennt gehören

Bei Privatkunden lohnt sich ein zusätzlicher Handgriff: § 35a EStG erlaubt es Privathaushalten, 20 % der Lohnkosten für Handwerkerleistungen von der Steuer abzuziehen – bis zu 1.200 € Steuerermäßigung pro Jahr. Voraussetzung: Der begünstigte Anteil der Arbeitskosten muss anhand der Rechnung gesondert ermittelbar sein – dazu können neben dem Arbeitslohn auch Maschinen- und Fahrtkosten gehören. Eine prozentuale Aufteilung durch dich als Rechnungssteller ist zulässig, eine eigene Schätzung durch den Kunden dagegen nicht. Materialkosten sind nicht begünstigt und gehören daher ebenfalls als eigene Position auf die Rechnung. Zusätzlich muss die Zahlung per Überweisung erfolgen (keine Barzahlung).

Weist du diese Trennung nicht aus, kann der Kunde den Steuerbonus nicht nutzen – und wird dich im Zweifel um eine korrigierte Rechnung bitten. Das kannst du dir sparen, wenn Lohn und Material von Anfang an getrennte Positionen sind.

Häufige Fehler bei der Schlussrechnung

• Unbezahlte Abschläge falsch verrechnet: Eine unbezahlte Abschlagsrechnung wird nicht als Zahlung abgezogen. Der noch offene Betrag fließt stattdessen in die Restforderung aus der Schlussrechnung ein.
• Abschläge nicht nachvollziehbar aufgelistet: Nur die Summe abzuziehen ist im Streitfall riskant – jeder Abschlag sollte mit eigener Rechnungsnummer, Datum und Betrag erscheinen, sonst ist die Rechnung im Zweifel nicht prüfbar.
• 6-Monats-Frist verpasst: Die Rechnung wird "irgendwann" gestellt, statt zeitnah nach der Abnahme.
• Doppelte oder nicht eindeutig vergebene Rechnungsnummer: Auch Schlussrechnungen brauchen eine einmalige Rechnungsnummer. Ein eigener, systematisch geführter Nummernkreis (z. B. SR-2026-001) ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG grundsätzlich zulässig, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
• Lohn und Material nicht getrennt: Verhindert, dass Privatkunden den Steuerbonus nach § 35a EStG nutzen können – und führt zu Rückfragen.
• Rechnung vor der Abnahme gestellt: Bei BGB-Verträgen wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig. Eine zu frühe Schlussrechnung kann zu unnötigen Diskussionen führen.
• Rundungsdifferenzen bei mehreren Abschlägen: Vor allem bei prozentualen Abschlägen können sich kleine Rundungsfehler summieren – am Ende einmal gegenrechnen.

Schlussrechnung als E-Rechnung: Was gilt 2026?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze – gestaffelt eingeführt:

• 2025–2026: Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt bereits ein normales E-Mail-Postfach, eine darüber hinausgehende automatisierte Verarbeitung ist nicht verpflichtend. Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen; eine einfache PDF-Rechnung setzt allerdings die Zustimmung des Empfängers voraus.
• Ab 2027: Ausstellungspflicht für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 noch andere Formate nutzen.
• Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Datenformate nach der europäischen Norm EN 16931 – insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keine vollständigen strukturierten Daten enthalten). Eine PDF per Mail reicht ab der jeweiligen Pflichtstufe nicht mehr aus.

Für die Schlussrechnung gelten weiterhin die Anforderungen des § 14 Abs. 5 UStG: Vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge müssen nachvollziehbar abgesetzt werden. Bei einer E-Rechnung dürfen diese Angaben laut BMF-FAQ zur E-Rechnung auch in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang stehen, sofern im strukturierten Teil eindeutig auf diese Anlage verwiesen wird – diese Regelung gilt ausdrücklich auch über den 31. Dezember 2027 hinaus. Die Abschläge müssen also nicht zwingend vollständig über einzelne Referenzfelder im strukturierten Datensatz abgebildet werden.

Häufige Fragen zur Schlussrechnung