Abschlagsrechnung Handwerker: Wann stellen, wie viel verlangen - und was tun wenn der Kunde nicht zahlt

Du hast einen größeren Auftrag an Land gezogen. Material bestellt, Mannschaft eingeplant, erste Wochen gearbeitet. Und dann wartest du bis zur Fertigstellung - manchmal Monate - bis du die erste Zahlung siehst. Das muss nicht sein. Das Gesetz gibt dir ausdrücklich das Recht, schon während der Ausführung Geld zu verlangen.

Das nennt sich Abschlagsrechnung. Und viele Handwerker nutzen dieses Recht entweder gar nicht - oder machen dabei Fehler, die sie später teuer zu stehen kommen.

Was ist eine Abschlagsrechnung - und was ist sie nicht?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung für erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Auftrags. Du rechnest also nicht erst am Ende ab, sondern in Etappen - je nach Projektfortschritt oder vereinbarten Meilensteinen.

Wichtig: Eine Abschlagsrechnung ist keine Teilrechnung. Der Unterschied:

• Abschlagsrechnung: Zwischenzahlung auf die spätere Gesamtrechnung. Wird am Ende mit der Schlussrechnung verrechnet.
• Teilrechnung: Rechnet eine abgeschlossene, klar abgegrenzte Teilleistung ab. Dieser Betrag ist endgültig - er taucht in der Schlussrechnung nicht mehr auf.

In der Praxis verwenden die meisten Handwerksbetriebe Abschlagsrechnungen - weil man so flexibel in Etappen abrechnen kann, ohne die Leistungen vorher sauber aufteilen zu müssen.

Rechtsgrundlage: Wann hast du Anspruch auf Abschlagszahlungen?

Das regelt § 632a BGB eindeutig: Als Handwerker oder Bauunternehmer hast du das Recht, Abschlagszahlungen entsprechend dem Wert der jeweils erbrachten und geschuldeten Leistungen zu verlangen - und zwar bereits während der Ausführung, nicht erst nach Abnahme.

Voraussetzung: Die Teilleistung, für die du die Abschlagsrechnung stellst, muss tatsächlich erbracht sein - für noch nicht erbrachte Leistungen kannst du keinen Abschlag verlangen. Eine mängelfreie Ausführung ist dagegen keine Bedingung: Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Kunde nach § 641 Abs. 3 BGB nur einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten - in der Regel mindestens das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten - nicht die gesamte Zahlung verweigern. Auch für angelieferte oder eigens angefertigte Materialien und Bauteile, die noch nicht verbaut sind, kannst du unter einer Bedingung bereits abrechnen: Der Kunde muss dafür wahlweise das Eigentum daran erhalten oder du musst eine entsprechende Sicherheit leisten.

BGB-Auftrag vs. VOB/B-Auftrag

Für private Auftraggeber (Hausbesitzer) gilt in der Regel der BGB-Werkvertrag. Hier greift § 632a BGB automatisch - du brauchst keine gesonderte Vereinbarung.

Bei öffentlichen oder gewerblichen Auftraggebern wird oft die VOB/B vereinbart. Dort regelt § 16 VOB/B die Abschlagszahlungen: Abschläge können jederzeit nach Erbringung der Teilleistung angefordert werden. Der Auftraggeber muss innerhalb von 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung zahlen (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).

Sonderfall Verbraucherbauvertrag: 90-%-Grenze und Sicherheit

Baust du für einen privaten Kunden ein neues Gebäude oder führst erhebliche Umbaumaßnahmen an einem bestehenden Gebäude aus, liegt ein Verbraucherbauvertrag vor (§ 650i BGB) - und dafür gelten zwei zusätzliche Regeln nach § 650m BGB, die bei einer normalen Sanierung oder Reparatur nicht greifen:

• 90-%-Grenze: Die Summe deiner Abschlagszahlungen darf 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen.
• Sicherheit für den Kunden: Mit der ersten Abschlagszahlung musst du dem Kunden eine Sicherheit in Höhe von 5 % der vereinbarten Gesamtvergütung leisten - etwa über eine Bankbürgschaft.

Für die meisten Handwerksbetriebe - Badsanierung, Dachdeckerarbeiten, einzelne Gewerke - greift das nicht, da es sich nicht um den Bau eines Gebäudes oder eine erhebliche Umbaumaßnahme handelt. Bei größeren Neubau- oder Kernsanierungsprojekten für Privatkunden solltest du diese Grenzen aber kennen.

Wie viel kannst du verlangen? Das Rechenbeispiel

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, wie hoch eine einzelne Abschlagsrechnung sein muss oder wie viele du stellen darfst. Üblich sind Abschläge in Höhe des tatsächlichen Leistungsfortschritts - also das, was du bis dato wirklich erbracht hast.

Du kannst auch mehrere Abschläge stellen - je nach Projektdauer zum Beispiel monatlich oder nach definierten Meilensteinen (Rohbau fertig, Elektroinstallation abgeschlossen, etc.).

Pauschale vs. kumulative Abschlagsrechnung

Es gibt zwei Methoden, wie du Abschlagsrechnungen aufbaust:

Pauschale Abschlagsrechnung

Du rechnest den aktuellen Leistungsstand als Pauschalposition ab. Der Rechnungsbetrag entspricht dem bisher erbrachten Anteil am Gesamtauftrag.

• Einfacher zu erstellen
• Weniger transparent für den Kunden
• Gut geeignet, wenn keine detaillierte Positionen vereinbart sind

Kumulative Abschlagsrechnung

Jede neue Abschlagsrechnung zeigt den gesamten bisherigen Leistungsstand an - und zieht die bereits gezahlten Abschläge ab. So sieht man auf einen Blick, was insgesamt erbracht und was schon bezahlt wurde.

Die kumulative Methode ist bei größeren Projekten und gewerblichen Kunden klar zu bevorzugen - sie ist transparenter und reduziert Streit über "was wurde denn eigentlich schon bezahlt".

Was muss auf die Abschlagsrechnung? Die Pflichtangaben

Eine Abschlagsrechnung muss alle vollständigen Rechnungsangaben nach § 14 UStG enthalten, plus ein paar spezifische Zusätze:

• Vollständiger Name und Anschrift beider Vertragsparteien
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und -nummer (fortlaufend!)
• Beschreibung der erbrachten Teilleistung
• Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag
• Bezeichnung als "Abschlagsrechnung" + Nummer (z.B. "Abschlagsrechnung 1 von 3")
• Leistungszeitraum (von-bis)
• Zahlungsziel - und, falls vereinbart, die Skontobedingungen

Wie verrechne ich die Abschläge in der Schlussrechnung?

Das ist der Punkt, an dem viele Handwerker unsicher werden. Die Schlussrechnung zeigt immer den vollständigen Auftragswert - und zieht die geleisteten Abschlagszahlungen als separate Position ab.

Wichtig: Die Schlussrechnung verweist auf die konkreten Abschlagsrechnungen mit Rechnungsnummer und Datum. So ist die Abrechnung für den Kunden - und für das Finanzamt - vollständig nachvollziehbar.

Was tun wenn der Kunde die Abschlagsrechnung nicht zahlt?

Das ist leider keine seltene Situation. Hier ist das konkrete Vorgehen:

Schritt 1: Zahlungserinnerung (freundlich)

Nach Ablauf des Zahlungsziels sendest du eine freundliche Zahlungserinnerung - per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Post. Setze eine neue Frist (7-10 Tage). Das dokumentiert, dass du versucht hast, die Sache einvernehmlich zu lösen.

Schritt 2: Formelle Mahnung

Nach der ersten Erinnerung folgt eine förmliche Mahnung mit konkretem Zahlungsdatum. Jetzt läuft auch der Verzugszins: nach § 288 BGB sind das bei Verbrauchergeschäften 5 % über dem Basiszinssatz, bei B2B-Geschäften 9 % über dem Basiszinssatz.

Schritt 3: Arbeiten einstellen

Das ist der wirksamste Hebel, den die meisten nicht nutzen: Du hast nach § 320 BGB das Recht, deine Leistung zu verweigern, solange der Kunde seine Zahlungspflicht nicht erfüllt. Stelle die Arbeiten ein und kommuniziere das schriftlich.

Schritt 4: Anwalt / Mahnbescheid

Wenn auch die zweite Mahnung nichts bringt, lohnt sich ein Mahnbescheid über das Online-Portal der Gerichte (mahngerichte.de) - das geht ohne Anwalt, kostet wenig und erzeugt sofort Druck. Alternativ: Fachanwalt für Baurecht.

Die häufigsten Fehler bei Abschlagsrechnungen

• Keine Abschläge vereinbart: Wenn du im Angebot keine Abschlagszahlungen erwähnst, kann es bei manchen Kunden zu Diskussionen kommen - auch wenn du rechtlich im Recht bist. Erwähne Abschläge im Angebot oder sprich sie vor Auftragsbeginn an.
• Zu selten stellen: Viele Handwerker stellen erst einen Abschlag spät im Projekt. Je größer das Projekt, desto früher sollte der erste Abschlag kommen.
• Keine Teilleistung erbracht: Eine Abschlagsrechnung vor Erbringung der entsprechenden Leistung ist rechtlich angreifbar. Erst leisten, dann rechnen.
• Mängel ignorieren: Wenn die Teilleistung Mängel hat, hat der Kunde das Recht, einen angemessenen Betrag einzubehalten. Prüfe vor der Rechnungsstellung, dass alles ordentlich ist.
• Schlussrechnung vergessen auszuweisen: In der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Abschläge explizit aufgelistet werden - nicht nur der Restbetrag. Dort erfährst du auch mehr zur 6-Monats-Frist nach § 14 UStG.

Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung