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Kostenlose Rechnungsvorlage · Keine Anmeldung nötig
Klick ins Dokument und tipp los. Du wählst die Steuer für jede Position, auch § 13b oder Kleinunternehmerregelung, und das Tool rechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Ohne Anmeldung, deine Daten bleiben im Browser.
Bei einer normalen Rechnung über 250 € verlangt § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben. Die meisten Felder sind im Tool schon angelegt, einige füllt es selbst.
Je nach Fall kommt mehr dazu, etwa der Aufbewahrungshinweis bei steuerpflichtigen Arbeiten an Haus oder Grundstück von Privatkunden (siehe unten). Alle Angaben mit Beispielen und einem interaktiven Rechnungscheck findest du im Ratgeber Handwerkerrechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Beide Texte gehören nicht auf jede Rechnung. Prüf kurz, ob dein Fall passt, und füge den Text dann im Dokument in den Hinweistext unter den Zahlungsbedingungen ein.
Pflicht nur, wenn alles zutrifft: Die Arbeit hängt mit einem Grundstück oder Gebäude zusammen (zum Beispiel Bad, Dach, Heizung, Elektroinstallation, Gartenanlage), dein Kunde ist Privatperson oder nutzt die Leistung privat, und deine Leistung ist umsatzsteuerpflichtig (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 und Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchst du den Hinweis nicht (§ 34a UStDV). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto darf er entfallen (§ 33 UStDV), aufbewahren muss dein Kunde die Rechnung trotzdem. Bei Reparaturen an beweglichen Sachen, etwa einem Gerät oder Möbelstück, ist der Hinweis nicht nötig.
Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Keine Pflichtangabe. Sinnvoll bei Renovierung, Reparatur oder Modernisierung im Haushalt deines Kunden, nicht bei Neubau. Dein Kunde kann dann einen Teil der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer abziehen (2026: 20 %, höchstens 1.200 € im Jahr), wenn er unbar zahlt und die Maßnahme nicht öffentlich gefördert ist. Ob er die Ermäßigung bekommt, entscheidet sich in seiner Steuererklärung. Deine Rechnung muss nur den Arbeitsanteil erkennbar machen. Material zählt nicht dazu, Fahrt- und Maschinenkosten schon. Am einfachsten: Lohn und Material als eigene Positionen aufführen und den Betrag eintragen.
Im Rechnungsbetrag enthaltene Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten: ____ € (inkl. Umsatzsteuer).
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Als E-Rechnung zählen nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für Rechnungen an Geschäftskunden im Inland gelten diese Übergangsfristen:
Dauerhaft ohne E-Rechnung geht es bei Rechnungen an Privatkunden, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für diese Fälle reicht das PDF aus diesem Tool auch künftig.
Quelle: § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV · Stand: 18.10.2026
Du schreibst Rechnungen an Firmen, Hausverwaltungen oder Bauträger? HandwerksFlow erstellt deine Rechnung als ZUGFeRD-PDF und XRechnung, in jedem Tarif.
14 Tage kostenlos testenFür einzelne Rechnungen reicht das kostenlose Tool. Wenn du regelmäßig Angebote und Rechnungen schreibst, hält HandwerksFlow alles zusammen: Kunden und Dokumente sind gespeichert, die Rechnung entsteht aus dem angenommenen Angebot, und die Rechnungsnummer läuft automatisch weiter.
| Kostenloses Tool | HandwerksFlow | |
|---|---|---|
| Rechnung als PDF | ✓ | ✓ |
| § 13b und Kleinunternehmerregelung | ✓ | ✓ |
| Rechnungsnummer | von Hand weiterzählen | automatisch fortlaufend |
| Rechnung aus dem Angebot | Dokumenttyp wechseln, Positionen bleiben erhalten | Aus angenommenem Angebot erstellen, mit Auftragsbestätigung verknüpft |
| E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | - | ✓ in allen Tarifen |
| Abschläge und Schlussrechnung | je Dokument einzeln | erhaltene Zahlungen werden abgezogen |
| Gespeicherte Daten | nur das aktuelle Dokument, in diesem Browser | alle Kunden und Dokumente im Konto, auf Handy und PC |
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| Preis | kostenlos | ab 49 € im Monat zzgl. MwSt., monatlich kündbar |
14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Danach entscheidest du selbst, ob du weitermachst.
HandwerksFlow testenHinweis: Dieses Tool ist ein kostenloses Hilfsmittel und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Es prüft nicht, ob § 13b UStG, eine Steuerbefreiung, der Nullsteuersatz nach § 12 Abs. 3 UStG oder die Kleinunternehmerregelung in deinem Fall tatsächlich greifen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG, insbesondere Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungsdatum, liegen in der Verantwortung des Ausstellers.
Kann ich als Handwerker eine Rechnung kostenlos online erstellen?
Ja. Mit diesem Tool schreibst du die Rechnung direkt im Browser, ohne Anmeldung und ohne Installation, und speicherst sie als PDF. Unten auf der PDF steht klein „Erstellt mit HandwerksFlow".
Welche Angaben muss eine Handwerkerrechnung enthalten?
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, den Nettobetrag nach Steuersätzen getrennt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei steuerpflichtigen Arbeiten an Haus oder Grundstück von Privatkunden kommt der Aufbewahrungshinweis dazu. Details stehen im Ratgeber Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung gilt als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. An Geschäftskunden darfst du für Leistungen bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn dein Kunde zustimmt. Lag dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 €, gilt das auch für Leistungen in 2027.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Hier reicht weiterhin eine PDF- oder Papierrechnung, wie du sie mit diesem Tool erstellst.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Setz im Tool den Haken bei „Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG". Dann wird keine Umsatzsteuer berechnet und der vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheint automatisch auf der Rechnung. Nimmst du den Haken wieder raus, gelten die vorher gewählten Steuersätze.
Wie stelle ich eine Rechnung mit § 13b (Reverse Charge) aus?
Stell die betroffene Position auf „§ 13b". Das Tool weist dann keine Umsatzsteuer aus und setzt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung. Ob § 13b in deinem Fall greift, etwa bei Bauleistungen für einen anderen Bauunternehmer, musst du selbst prüfen.
Wie vergebe ich die Rechnungsnummer richtig?
Jede Nummer darf nur einmal vorkommen und muss einer fortlaufenden Reihe folgen, zum Beispiel RE-2026-0001, RE-2026-0002. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein. Im Tool trägst du die nächste Nummer selbst ein. In HandwerksFlow wird sie automatisch vergeben.
Wo werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Nur in deinem Browser auf deinem Gerät. Es wird nichts an HandwerksFlow übertragen. Beim nächsten Besuch mit demselben Browser sind deine Eingaben noch da. Löschst du die Browserdaten, sind sie weg. Speichere deshalb jede fertige Rechnung als PDF.
Kann ich aus einem Angebot direkt eine Rechnung machen?
Im Tool kannst du oben auf „Rechnung" umschalten, deine Positionen bleiben erhalten. Hast du das Angebot also im kostenlosen Angebotsgenerator im selben Browser geschrieben, musst du nichts neu eintippen. In HandwerksFlow geht das über die ganze Kette: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung.
Wie erstelle ich eine Abschlags- oder Schlussrechnung?
Schalte oben auf „Abschlagsrechnung" oder „Schlussrechnung" um, oder nutze direkt das Tool für die Abschlagsrechnung bzw. die Schlussrechnung mit Abschlagsverrechnung.
In HandwerksFlow wird aus dem angenommenen Angebot die Auftragsbestätigung und daraus die Rechnung, mit fortlaufender Nummer, E-Rechnung und Versand aus deinem eigenen E-Mail-Postfach.
14 Tage kostenlos testenKeine Kreditkarte nötig · monatlich kündbar