Du hast einen Auftrag bekommen und willst ihn schriftlich bestätigen, statt es bei einer mündlichen Zusage zu belassen? Diese Vorlage enthält die gängigen Angaben einer Auftragsbestätigung - zum direkten Kopieren, Anpassen und Verschicken.
Was genau eine Auftragsbestätigung rechtlich bewirkt, was hineingehört und wie du mit Nachträgen umgehst, steht ausführlich im Auftragsbestätigung-Ratgeber. Hier geht es nur um die Vorlage selbst.
Vorlage zum Kopieren
Platzhalter in eckigen Klammern durch deine eigenen Angaben ersetzen. Die Vorlage enthält bewusst keinen AGB-Hinweis - dazu unten mehr.
Automatisches Kopieren hat nicht funktioniert. Text unten markieren und mit Strg+C (Windows) bzw. Cmd+C (Mac) kopieren:
- AGB: Hast du mit dem Kunden wirksam AGB vereinbart, kannst du selbst eine Zeile ergänzen, z. B. „Es gelten unsere AGB in der Fassung vom [Datum]." Ohne eine solche Vereinbarung gehört kein AGB-Hinweis in die Auftragsbestätigung - die Vorlage enthält deshalb standardmäßig keinen.
- Unterschrift: Grundsätzlich keine Voraussetzung für die Wirksamkeit, sofern nicht ausdrücklich eine Schriftform mit Unterschrift vereinbart wurde - sie erhöht aber die Beweiskraft.
- Umsatzsteuer: Die Zeile „zzgl. USt" passt für die normale regelbesteuerte Rechnung. Bist du Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder gilt ein anderer Steuerfall, passe die Zeile entsprechend an oder übernimm den Hinweis aus deiner Rechnung - siehe dazu den Pflichtangaben-Ratgeber.
- Geschäftsbriefangaben: Führst du eine GmbH, UG, eK oder Personenhandelsgesellschaft, gehören auf jeden Geschäftsbrief zusätzlich eigene, rechtsformabhängige Angaben (z. B. Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung) - unabhängig von dieser Vorlage. Übernimm sie aus deinem bestehenden Geschäftsbriefkopf; das Beispiel unten zeigt das für eine GmbH. Diese Vorlage deckt nicht automatisch jede Unternehmensform vollständig ab.
Ausgefülltes Beispiel
Fiktives Beispiel: Alle Namen, Adressen und Beträge sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Nicht direkt übernehmen - kein Kopierbutton, damit nichts versehentlich verwechselt wird.
So passt du die Vorlage an
- Platzhalter ersetzen: Alle Angaben in eckigen Klammern durch deine eigenen Daten ersetzen.
- Geschäftsbriefangaben aus deinem eigenen Briefkopf übernehmen: Führst du eine GmbH, UG, eK oder Personenhandelsgesellschaft, gehören rechtsformabhängige Angaben (Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung) zusätzlich in den Briefkopf - unabhängig von dieser Vorlage. Das Beispiel unten zeigt das für eine GmbH; diese Vorlage ersetzt nicht die Prüfung, was für deine Rechtsform gilt.
- Leistungsbeschreibung konkret halten: So detailliert wie im ursprünglichen Angebot vereinbart - vage Formulierungen schützen dich im Streitfall kaum. Details dazu im Ratgeber.
- Preise, Termine und Zahlungsbedingungen unverändert übernehmen: Die AB bestätigt den bereits vereinbarten Auftrag - sie ist nicht der Ort, um Zahlungsbedingungen, Preise, Steuerbehandlung oder Termine einseitig neu festzulegen. Was verbindlich vereinbart war, bleibt verbindlich; nur tatsächlich noch offene Punkte als vorläufig kennzeichnen.
- AGB nur bei echter Vereinbarung ergänzen: Die Vorlage enthält standardmäßig keinen AGB-Hinweis. Habt ihr wirksam AGB vereinbart, füge selbst eine Zeile hinzu statt pauschal auf „unsere AGB" zu verweisen.
- Unterschrift meist nicht zwingend: Sie ist grundsätzlich keine Wirksamkeitsvoraussetzung und erhöht die Beweiskraft - außer ihr habt ausdrücklich Schriftform mit Unterschrift vereinbart.
- Bei Nachträgen: Eine bestehende Auftragsbestätigung nicht überschreiben, sondern eine neue AB oder ein gesondertes Nachtrag-Dokument verschicken - mehr dazu im Abschnitt zu Nachträgen im Ratgeber.
AB, Angebot oder Rechnung - was ist der Unterschied?
- Angebot
- Ein Angebot ist grundsätzlich bereits für den Anbieter bindend, sofern die Bindung nicht ausgeschlossen wurde. Durch die rechtzeitige, übereinstimmende Annahme kommt der Vertrag zustande (§ 145 BGB).
- Auftragsbestätigung
- Bestätigt einen bereits erteilten Auftrag mit den vereinbarten Konditionen - diese Vorlage.
- Rechnung
- Zahlungsaufforderung nach (Teil-)Leistung, mit eigenen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG - siehe Pflichtangaben-Ratgeber.
Häufige Fragen zur Vorlage
Muss ich alle Angaben aus der Vorlage übernehmen?
Die meisten Angaben sind empfohlene Dokumentation, keine gesetzliche Pflicht - je vollständiger, desto besser bist du im Streitfall abgesichert. Rechtsformabhängige Geschäftsbriefangaben (z. B. Handelsregisternummer und Geschäftsführung bei einer GmbH) sind dagegen keine Empfehlung, sondern gehören unabhängig von dieser Vorlage ohnehin auf jeden Geschäftsbrief deines Betriebs - siehe das Beispiel oben und der Auftragsbestätigung-Ratgeber.
Kann ich die Vorlage in Word oder Google Docs weiterverwenden?
Ja. Über den Button kopierst du den reinen Text der Vorlage in die Zwischenablage und fügst ihn in Word, Google Docs oder dein Schreibprogramm ein. Anschließend die Platzhalter in eckigen Klammern durch deine Angaben ersetzen.
Warum enthält die Vorlage keinen AGB-Hinweis?
Weil ein Verweis auf „unsere AGB" nur gehört, wenn tatsächlich wirksam vereinbarte AGB existieren - ein pauschaler Hinweis ohne echte Vereinbarung bindet den Kunden nicht automatisch. Habt ihr wirksame AGB vereinbart, kannst du selbst eine eigene Zeile ergänzen.
Passt die Vorlage auch für einen VOB-Vertrag?
Die Grundstruktur passt, aber die VOB/B wird nicht automatisch Vertragsbestandteil. Ist sie bereits wirksam vereinbart, kann die AB das zur Dokumentation nennen - wichtig ist, dass sie die bestehende Vereinbarung zutreffend wiedergibt und nicht verändert. Details dazu im Abschnitt BGB oder VOB im Ratgeber.
Muss der Kunde die Auftragsbestätigung unterschreiben?
Grundsätzlich nicht - eine Unterschrift erhöht die Beweiskraft, ist aber keine Voraussetzung für die Wirksamkeit, sofern nicht ausdrücklich eine Schriftform mit Unterschrift vereinbart wurde. Die rechtlichen Hintergründe dazu stehen im Auftragsbestätigung-Ratgeber.
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Haftungsausschluss
Die auf dieser Seite bereitgestellte Vorlage und die Informationen dienen ausschließlich als unverbindliche Orientierungshilfe. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen diese nicht. HandwerksFlow übernimmt keine Gewähr für die rechtliche Vollständigkeit, Aktualität oder Richtigkeit der Inhalte. Die Vorlage ist ein Muster - sie muss auf den jeweiligen Einzelfall angepasst und ggf. durch einen Rechtsanwalt oder die zuständige Handwerkskammer geprüft werden.
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