Stundenzettel Handwerker: kostenlose Vorlage zum Ausfüllen

Ein Stundenzettel gilt in vielen Betrieben als Selbstverständlichkeit – und trotzdem werden sie oft halbherzig geführt: handschriftlich, unvollständig, manchmal erst am Freitag für die ganze Woche aus dem Gedächtnis. Das kann teuer werden: nicht nur weil du Regiestunden nicht mehr nachweisen kannst, sondern weil du gegen gesetzliche Pflichten verstößt.

Was ist ein Stundenzettel – und was unterscheidet ihn vom Rapportzettel?

Beide Dokumente erfassen Arbeitszeit auf der Baustelle, aber sie haben verschiedene Funktionen:

In der Praxis werden beide oft kombiniert – ein Dokument, das Arbeitszeiten UND Leistungen erfasst und vom Kunden gegengezeichnet wird. Das ist sinnvoll, aber du solltest wissen, welche Pflichten aus welchem Kontext stammen.

Gesetzliche Pflicht: § 17 MiLoG – oft unbekannt, hart geahndet

Das ist der Punkt, den kaum ein Handwerker auf dem Schirm hat: Seit Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) im Jahr 2015 sind Arbeitgeber in bestimmten Branchen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

§ 17 Abs. 1 MiLoG gilt für alle Branchen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) aufgelistet sind. Dazu gehören ausdrücklich:

• Das Baugewerbe (inkl. Renovierung, Instandhaltung)
• Gebäudereinigung
• Fleischverarbeitung
• Speditions- und Transportgewerbe
• Gastronomie
• Forstwirtschaft

Was passiert bei Verstößen?

Die Kontrolle obliegt dem Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS). Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden. In der Praxis sind Kontrollen auf Baustellen keine Seltenheit – besonders bei größeren Projekten mit Subunternehmern.

ArbZG: Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen

Neben dem MiLoG gibt es die Arbeitszeitgesetz-Pflicht (ArbZG § 16 Abs. 2): Arbeitgeber müssen die über 8 Stunden täglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren.

Das bedeutet: Wenn deine Mitarbeiter regelmäßig Überstunden machen, musst du das zwingend dokumentieren – auch wenn du nicht im Baugewerbe tätig bist.

Was muss auf den Stundenzettel?

Für die interne Lohnabrechnung und Regiestunden-Abrechnung empfehlen sich zusätzlich:

Stundenzettel für Regiestunden: Der Unterschied zählt

Regiestunden sind Stunden, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind – weil sich der Aufwand nicht vorher kalkulieren ließ. Sie werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Hier ist der Stundenzettel nicht nur eine interne Aufzeichnung, sondern dein Abrechnungsbeleg gegenüber dem Kunden.

Für Regiestunden gilt: Der Stundenzettel muss so präzise sein, dass du jeden Betrag in der Rechnung belegen kannst. Das bedeutet:

• Nettostunden pro Person und Tag exakt ausweisen
• Welche Arbeit wurde in diesen Stunden gemacht (nicht "Arbeiten", sondern "Demontage alte Heizungsanlage EG")
• Wenn möglich: vom Kunden oder Bauleiter gegenzeichnen lassen

Fahrtzeiten: Was zählt zur Arbeitszeit?

Eine häufige Unsicherheit: Zählen Fahrten zur Baustelle zur Arbeitszeit?

• Fahrt von der Betriebsstätte zur Baustelle: In der Regel Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer im Auftrag des Betriebs fährt (BAG-Rechtsprechung). Muss entsprechend vergütet werden.
• Fahrt von zuhause zur Baustelle (ohne Umweg über Betrieb): Grundsätzlich keine Arbeitszeit – ist wie der normale Arbeitsweg. Ausnahme: tarifliche oder vertragliche Regelungen.
• Fahrt zwischen zwei Baustellen: Immer Arbeitszeit.

Im Stundenzettel solltest du Fahrtzeiten separat ausweisen – sowohl für die korrekte Lohnabrechnung als auch um bei Regiestunden-Abrechnungen nicht versehentlich nicht-vergütungsfähige Zeiten einzurechnen.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

• MiLoG § 17: 2 Jahre
• ArbZG § 16 (Überstunden): 2 Jahre
• Steuerrelevante Unterlagen (wenn Abrechnungsgrundlage): 10 Jahre nach § 147 AO

Wenn dein Stundenzettel gleichzeitig die Grundlage für Regiestunden-Rechnungen ist, gilt die 10-jährige Frist als steuerrelevantes Dokument. Bewahre ihn deshalb immer mindestens 10 Jahre auf.

Papier oder digital?

Das MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor. Papier ist zulässig, digital ebenfalls – solange die Aufzeichnungen vollständig, lesbar und für Kontrollbehörden zugänglich sind.

In der Praxis hat Papier einen strukturellen Nachteil: Zettel gehen verloren, werden unleserlich oder werden nicht täglich ausgefüllt. Digitale Erfassung löst diese Probleme – und ermöglicht direkte Weitergabe ans Büro für Lohnabrechnung und Rechnungsstellung.

Die häufigsten Fehler

• Zu spät ausfüllen: MiLoG verlangt Aufzeichnung bis spätestens zum Ende des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Wer am Montag für die vergangene Woche nachträgt, verstößt für die frühen Wochentage bereits gegen die Frist.
• Pausen nicht erfassen: Gesetzliche Pausenzeiten (ArbZG § 4: 30 Min. bei 6-9h, 45 Min. bei mehr als 9h) müssen eingehalten und separat dokumentiert werden – nicht als Nettoarbeitszeit verbuchen.
• Nur Gesamtstunden, kein Beginn/Ende: § 17 MiLoG verlangt Beginn UND Ende. "8 Stunden" ohne Uhrzeit erfüllt die Pflicht nicht.
• Regiestunden nicht vom Kunden abzeichnen lassen: Intern korrekt dokumentiert, aber ohne Kundenbestätigung bei Streit kaum durchsetzbar.
• Subunternehmer vergessen: Wenn du Subunternehmer einsetzt, gilt die MiLoG-Dokumentationspflicht auch für deren Mitarbeiter auf deiner Baustelle. Du trägst als Auftraggeber Mitverantwortung.