Stundenzettel Handwerker: kostenlose Vorlage zum Ausfüllen

Ein Stundenzettel gilt in vielen Betrieben als Selbstverständlichkeit - und trotzdem werden sie oft halbherzig geführt: handschriftlich, unvollständig, manchmal erst am Freitag für die ganze Woche aus dem Gedächtnis. Das kann teuer werden: nicht nur weil du Regiestunden nicht mehr nachweisen kannst, sondern weil du gegen gesetzliche Pflichten verstößt.

Was ist ein Stundenzettel - und was unterscheidet ihn vom Rapportzettel?

Beide Dokumente erfassen Arbeitszeit auf der Baustelle, aber sie haben verschiedene Funktionen:

In der Praxis werden beide oft kombiniert - ein Dokument, das Arbeitszeiten UND Leistungen erfasst und vom Kunden gegengezeichnet wird. Das ist sinnvoll, aber du solltest wissen, welche Pflichten aus welchem Kontext stammen.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch, wenn ich nicht im Baugewerbe bin?

Ja, unabhängig vom Gewerk. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass grundsätzlich jeder Arbeitgeber verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu erfassen - nicht nur die in § 17 MiLoG genannten Branchen. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), ausgelegt im Licht der EU-Arbeitszeitrichtlinie.

Das bedeutet für dich: Selbst wenn dein Gewerk nicht unter § 2a SchwarzArbG fällt, bist du nach dieser Rechtsprechung trotzdem zur Zeiterfassung verpflichtet. Das Gesetz selbst (Arbeitszeitgesetz) ist dazu bislang nicht angepasst - ein Referentenentwurf zur gesetzlichen Konkretisierung liegt seit Juni 2026 vor, ist aber noch nicht in Kraft. Bis dahin gilt die BAG-Pflicht unmittelbar, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.

Gesetzliche Pflicht: § 17 MiLoG - oft unbekannt, hart geahndet

Das ist der Punkt, den kaum ein Handwerker auf dem Schirm hat: Seit Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) im Jahr 2015 sind Arbeitgeber in bestimmten Branchen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

§ 17 Abs. 1 MiLoG gilt für alle Branchen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) aufgelistet sind. Dazu gehören ausdrücklich:

• Das Baugewerbe (inkl. Renovierung, Instandhaltung)
• Gebäudereinigung
• Fleischverarbeitung
• Speditions- und Transportgewerbe
• Gastronomie
• Forstwirtschaft

Was passiert bei Verstößen?

Die Kontrolle obliegt dem Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS). Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden. In der Praxis sind Kontrollen auf Baustellen keine Seltenheit - besonders bei größeren Projekten mit Subunternehmern.

Ausnahme bei gut bezahlten Mitarbeitern: Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG entfällt, wenn das verstetigte regelmäßige Bruttomonatsentgelt eines Mitarbeiters 4.461 € übersteigt - oder wenn der Betrieb nachweislich mindestens 2.974 € brutto monatlich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt hat. Für Meister oder Vorarbeiter mit entsprechendem Gehalt kann die Dokumentationspflicht damit entfallen; die Nachweise über die Gehaltszahlung müssen aber trotzdem bereitgehalten werden.

ArbZG: Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen

Neben dem MiLoG gibt es die Arbeitszeitgesetz-Pflicht (ArbZG § 16 Abs. 2): Arbeitgeber müssen die über 8 Stunden täglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren.

Das bedeutet: Wenn deine Mitarbeiter regelmäßig Überstunden machen, musst du das zwingend dokumentieren - auch wenn du nicht im Baugewerbe tätig bist.

Was muss auf den Stundenzettel?

Für die interne Lohnabrechnung und Regiestunden-Abrechnung empfehlen sich zusätzlich:

Stundenzettel für Regiestunden: Der Unterschied zählt

Regiestunden sind Stunden, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind - weil sich der Aufwand nicht vorher kalkulieren ließ. Sie werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Hier ist der Stundenzettel nicht nur eine interne Aufzeichnung, sondern dein Abrechnungsbeleg gegenüber dem Kunden.

Für Regiestunden gilt: Der Stundenzettel muss so präzise sein, dass du jeden Betrag in der Rechnung belegen kannst. Das bedeutet:

• Nettostunden pro Person und Tag exakt ausweisen
• Welche Arbeit wurde in diesen Stunden gemacht (nicht "Arbeiten", sondern "Demontage alte Heizungsanlage EG")
• Wenn möglich: vom Kunden oder Bauleiter gegenzeichnen lassen

Fahrtzeiten: Was zählt zur Arbeitszeit?

Eine häufige Unsicherheit: Zählen Fahrten zur Baustelle zur Arbeitszeit?

• Fahrt von der Betriebsstätte zur Baustelle: In der Regel Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer im Auftrag des Betriebs fährt (BAG-Rechtsprechung). Muss entsprechend vergütet werden.
• Fahrt von zuhause zur Baustelle (ohne Umweg über Betrieb): Grundsätzlich keine Arbeitszeit - ist wie der normale Arbeitsweg. Ausnahme: tarifliche oder vertragliche Regelungen.
• Fahrt zwischen zwei Baustellen: Immer Arbeitszeit.

Wichtig zu unterscheiden: Ob eine Fahrt arbeitsschutzrechtlich als Arbeitszeit zählt (relevant für Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach ArbZG) und ob sie vergütungspflichtig ist, sind rechtlich zwei getrennte Fragen - meist deckt sich beides, aber nicht immer, etwa wenn Arbeits- oder Tarifvertrag die Vergütung von Fahrtzeiten abweichend regeln. Im Stundenzettel solltest du Fahrtzeiten deshalb immer separat ausweisen - sowohl für die korrekte Lohnabrechnung als auch um bei Regiestunden-Abrechnungen nicht versehentlich nicht-vergütungsfähige Zeiten einzurechnen.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

• MiLoG § 17: 2 Jahre
• ArbZG § 16 (Überstunden): 2 Jahre
• Steuerrelevante Unterlagen (wenn Abrechnungsgrundlage): 8 Jahre nach § 147 AO (seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz zum 1.1.2025 von zuvor 10 auf 8 Jahre verkürzt)

Wenn dein Stundenzettel gleichzeitig die Grundlage für Regiestunden-Rechnungen ist, gilt er als Buchungsbeleg - seit dem 1.1.2025 mit einer verkürzten Frist von 8 statt vorher 10 Jahren. Bewahre ihn deshalb mindestens 8 Jahre auf.

Papier oder digital?

Das MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor. Papier ist zulässig, digital ebenfalls - solange die Aufzeichnungen vollständig, lesbar und für Kontrollbehörden zugänglich sind.

In der Praxis hat Papier einen strukturellen Nachteil: Zettel gehen verloren, werden unleserlich oder werden nicht täglich ausgefüllt. Digitale Erfassung löst diese Probleme - und ermöglicht direkte Weitergabe ans Büro für Lohnabrechnung und Rechnungsstellung.

Die häufigsten Fehler

• Zu spät ausfüllen: MiLoG verlangt Aufzeichnung bis spätestens zum Ende des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Wer die vergangene Woche am direkt folgenden Montag nachträgt, liegt für jeden Tag der Woche noch innerhalb der Frist - kritisch wird es erst, wenn du mehr als eine Woche rückwirkend sammelst, etwa zwei Wochen auf einmal nachträgst.
• Pausen nicht erfassen: Gesetzliche Pausenzeiten (ArbZG § 4: 30 Min. bei 6-9h, 45 Min. bei mehr als 9h) müssen eingehalten und separat dokumentiert werden - nicht als Nettoarbeitszeit verbuchen.
• Nur Gesamtstunden, kein Beginn/Ende: § 17 MiLoG verlangt Beginn UND Ende. "8 Stunden" ohne Uhrzeit erfüllt die Pflicht nicht.
• Regiestunden nicht vom Kunden abzeichnen lassen: Intern korrekt dokumentiert, aber ohne Kundenbestätigung bei Streit kaum durchsetzbar.
• Subunternehmer-Haftung unterschätzen: Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG trifft den jeweiligen Arbeitgeber selbst - dein Subunternehmer muss die Stunden seiner eigenen Mitarbeiter dokumentieren, nicht du. Als Hauptunternehmer haftest du nach § 13 MiLoG i.V.m. § 14 AEntG aber verschuldensunabhängig dafür, dass dein Subunternehmer tatsächlich Mindestlohn zahlt - das ist eine Zahlungshaftung, keine eigene Dokumentationspflicht für fremde Mitarbeiter.

Häufige Fragen zum Stundenzettel